Сообщение
Информация, которая должна быть передана.
Цель / Задача
Желаемый результат передачи сообщения (сообщений), то есть почему должно быть передано сообщение.
Аудитория
Лицо или группа лиц, которым адресованы сообщения. План имеет разные цели для разных аудиторий.
Стиль
Как уровень формальности, так и уровень детализации сообщений должны быть адаптированы к аудитории. Руководители нуждаются в меньшей детализации, чем испольнительные команды. Стилистика зависит от организационной культуры.
Канал, Способ, Средство
Методы и формат передачи сообщений. Например, презентации для малых или больших групп, встречи один на один, бизнес-завтраки, учебные сессии, семинары, электронная почта, мессенджеры, web-страница, блог и т.д. Различные средства взаимодействия имеют разные уровни влияния.
Тайминг, расчет времени
Характер усвоения сообщения может зависеть от того, когда оно получено. Сотрудники с большей вероятностью прочтут электронное письмо, поступившее в понедельник утром, чем то, которое придет в пятницу после обеда. Информация о предстоящих изменениях должна предоставляться своевременно и до наступления изменений.
Частота
Большинство сообщений необходимо повторять, чтобы их услышали все заинтересованные стороны. Коммуникационный план должен предусматривать обмен сообщениями таким образом, чтобы повторение было полезным для передачи сообщения и не вызывало раздражения. Кроме того, текущие сообщения (например, информационный бюллетень) должны публиковаться на основе согласованного графика.
Материалы
В плане коммуникаций должны быть указаны все материалы, которые необходимо создать для его выполнения. Например, короткие или длинные версии презентаций и других письменных сообщений, маркетинговые материалы и другие средства визуального брендинга.
Коммуникаторы
План коммуникаций должен определять лицо или людей, которые будут осуществлять коммуникации. Часто человек, передающий сообщение, оказывает глубокое влияние на целевую аудиторию. Если руководитель транслирует сообщение, у заинтересованных сторон будет другой ответ, нежели чем если бы его передал менеджер среднего звена. Решения о том, кто будет передавать какие сообщения тем или иным заинтересованным сторонам, должны основываться на целях сообщения.
Ожидаемый ответ
В плане коммуникации следует предусмотреть, как различные группы заинтересованных сторон / отдельные заинтересованные стороны будут реагировать на сообщения. Эта работа может быть выполнена путем предвосхищения вопросов или возражений и формулирования ответов. Продумывание потенциальных ответов является хорошим способом прояснить цели и построить надежные коммуникации для их поддержки.
Метрики
План коммуникации должен включать в себя измерение собственной эффективности. Необходимо убедиться, что люди поняли и готовы и способны действовать в соответствии с заявлениями в плане. Это может быть достигнуто посредством интервью, опросов фокус-групп и других механизмов обратной связи. Изменения в поведении людей являются конечной проверкой успеха коммуникационного плана.
Бюджет и план ресурсов
План коммуникаций должен учитывать, какие ресурсы необходимы для достижения целей в рамках данного бюджета.